Politique de confidentialité

Cette page décrit ce que Learn Up Academy fait des informations personnelles qu'elle détient. C'est nous qui décidons de ce que nous collectons et de ce que nous en faisons : nous sommes donc responsables du traitement, et nous nous engageons à respecter le règlement européen sur la protection des données ainsi que les règles françaises qui s'appliquent à notre activité.

Elle couvre le site Learn Up Academy et tout ce que nous faisons de vos informations dans le cadre de nos activités.

Learn Up Academy est un organisme de formation et de recommandation : nous accompagnons les entreprises pour identifier et organiser la formation la plus adaptée à leurs équipes. Cela se passe de deux façons.

• Nous donnons nous-mêmes la formation retenue, dans nos centres ou dans vos locaux.

• Nous vous orientons vers un organisme partenaire quand son offre correspond mieux au besoin, et nous organisons la mise en relation ainsi que le suivi de l'inscription.

Notre déclaration d'activité est enregistrée sous le numéro …… auprès de la préfecture de ……, et nous sommes certifiés …… au titre de [catégories d'actions]. Ces règles nous obligent à garder une trace de ce que nous faisons et à pouvoir la présenter en cas de contrôle : c'est ce qui explique une partie des informations que nous conservons et la durée pendant laquelle nous les gardons.

Cette page ne concerne pas les sites extérieurs vers lesquels nous renvoyons, notamment ceux de nos partenaires et des organismes certificateurs : chacun a sa propre politique. Elle vient en complément des mentions légales et de la déclaration d'accessibilité.

Cette page emploie quelques termes issus de la réglementation ou du monde de la formation. Voici ce qu'ils veulent dire.

Donnée personnelle : toute information qui permet de vous reconnaître, directement ou non : votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre photo, mais aussi votre adresse IP ou votre numéro de dossier

Traitement : tout ce que nous faisons de ces informations : les recueillir, les enregistrer, les consulter, les transmettre, les archiver ou les supprimer

Responsable du traitement : l'organisme qui décide des informations recueillies, de leur usage et de leur durée de conservation, et qui doit en répondre. Ici, c'est Learn Up Academy

Prestataire : une société extérieure qui travaille pour nous et qui, à cette occasion, manipule vos informations sans avoir le droit de les utiliser pour son propre compte : notre hébergeur, notre messagerie, notre outil de gestion. La réglementation les appelle « sous-traitants »

Ce qui nous autorise à collecter : la réglementation impose de justifier chaque collecte par l'une de ces cinq raisons : vous nous l'avez demandé avant de signer, un contrat est en cours, la loi nous l'impose, vous avez donné votre accord, ou nous en avons un besoin légitime pour notre activité sans que cela porte atteinte à vos droits

Votre accord : un choix libre, clair et donné en connaissance de cause, que vous pouvez retirer à tout moment. On parle aussi de consentement

Besoin légitime : un intérêt réel de notre part — par exemple faire connaître nos formations à des professionnels ou protéger notre site — mis en balance avec vos droits. On parle aussi d'intérêt légitime

Participant : la personne qui suit la formation. Nos conventions et documents contractuels emploient Commanditaire : l'entreprise ou l'organisme qui commande et finance la formation, souvent votre employeur

Organisme financeur : l'organisme qui paie tout ou partie de la formation à la place de l'entreprise ou de la personne : un opérateur de compétences (OPCO), France Travail, Transitions Pro, ou la Caisse des dépôts pour le compte personnel de formation

Organisme certificateur : l'organisme extérieur qui vérifie la qualité de nos formations ou qui délivre le titre auquel elles préparent

Émargement : la signature que vous apposez, sur papier ou à l'écran, pour attester de votre présence en formation

Traceur : petit fichier déposé sur votre ordinateur ou votre téléphone pendant votre visite, qui garde en mémoire des informations sur votre navigation. On les appelle aussi cookies

Anonymiser : modifier des informations de façon définitive pour qu'il devienne impossible de savoir de qui elles parlent

Violation de données : un incident qui expose vos informations : une fuite, un piratage, une perte ou une divulgation par erreur

CNIL : la Commission nationale de l'informatique et des libertés, l'autorité française chargée de faire respecter ces règles. C'est à elle que vous pouvez vous plaindre si vous estimez que nous n'avons pas fait notre travail

Délégué à la protection des données : la personne à contacter chez nous pour toute question sur vos informations ou pour faire valoir vos droits

Le responsable est Learn Up Academy, [forme juridique], dont le siège est situé … . Vous trouverez toutes nos coordonnées sur la page Mentions légales du site.

Concrètement, cela veut dire que c'est nous qui décidons des informations recueillies, de ce que nous en faisons et du temps pendant lequel nous les gardons — et que c'est à nous de nous en expliquer, devant vous comme devant la CNIL..

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Nous nous limitons à l'utile : pour chaque activité, nous ne recueillons que ce sans quoi nous ne pourrons pas rendre le service ou respecter nos obligations. Voici le détail, activité par activité.

Toutes nos activités

Faire fonctionner et améliorer le site

Qui est concerné : Les visiteurs du site

Ce qui nous y autorise : Notre besoin légitime d'assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site ; votre accord pour les traceurs qui ne sont pas indispensables

À quoi elles servent

• Faire fonctionner le site, l'entretenir et le protéger

• Savoir quelles pages sont consultées pour améliorer les contenus

• Traiter les demandes envoyées par les formulaires

Ce que nous collectons

• Informations de navigation : adresse IP, historique de connexion, pages consultées, appareil et navigateur utilisés

• Traceurs déposés avec votre accord quand ils ne sont pas indispensables

Répondre aux demandes de devis et suivre la relation commerciale

Qui est concerné : Les personnes qui nous contactent, nos clients et leurs interlocuteurs

Ce qui nous y autorise : Votre demande avant un contrat, ou l'exécution du contrat en cours ; notre besoin légitime de faire connaître nos formations à des professionnels et d'améliorer nos services

À quoi elles servent

• Répondre aux demandes d'information, de devis et de rappel

• Établir les documents, suivre la relation et facturer

• Informer des professionnels du secteur sur nos formations

• Envoyer la lettre d'information aux personnes qui s'y sont inscrites

• Demander votre avis après une prestation

Ce que nous collectons

• Nom et prénom

• Fonction, entreprise, secteur, et l'historique de nos échanges

• Adresse électronique, téléphone, commune ou département

• Informations nécessaires à la facturation

• Ouvertures et clics sur les messages que nous envoyons

Traiter les candidatures

Qui est concerné : Les personnes qui postulent chez nous ou proposent d'intervenir comme formateur

Ce qui nous y autorise : Votre candidature elle-même ; notre besoin légitime de bien recruter ; votre accord si nous conservons votre profil pour l'avenir

À quoi elles servent

• Recevoir, classer et étudier les candidatures

• Prendre contact avec les candidats

• Le cas échéant, garder votre profil pour de futurs besoins

Ce que nous collectons

• Nom, prénom et coordonnées

• Curriculum vitae, parcours, diplômes, habilitations et références

• Lettre de motivation et échanges liés à la candidature

Nos activités de formation

Comprendre le besoin, recommander une formation et mettre en relation

Qui est concerné : Les interlocuteurs des entreprises et les salariés concernés par le besoin

Ce qui nous y autorise : Votre demande avant un contrat, ou l'exécution du contrat en cours ; notre besoin légitime de vous proposer une offre adaptée

À quoi elles servent

• Comprendre ce que vous cherchez : compétences visées, obligations à respecter, nombre de personnes, lieu et calendrier

• Comparer les formations disponibles, les nôtres comme celles de nos partenaires, et vous recommander la plus adaptée

• Transmettre la demande à l'organisme retenu quand il s'agit d'un partenaire, et suivre la mise en relation

Ce que nous collectons

• Nom, fonction et coordonnées professionnelles de la personne qui nous contacte

• Éléments du besoin : entreprise, secteur, nombre de personnes à former, échéance à respecter, lieu souhaité, budget indicatif

• Nom et coordonnées des personnes à inscrire, quand ils nous sont communiqués à ce stade

Inscrire et organiser votre formation

Qui est concerné : Les participants, les employeurs et les commanditaires

Ce qui nous y autorise : L'exécution du contrat ou votre demande avant contrat ; la loi, pour la gestion administrative et le suivi des financements

À quoi elles servent

• Traiter les dossiers d'inscription

• Établir les documents de formation et facturer

• Monter et suivre les dossiers auprès des organismes financeurs

• Envoyer les convocations et les informations pratiques

Ce que nous collectons

• Nom et coordonnées professionnelles du participant

• Coordonnées de l'employeur ou du commanditaire

• Informations nécessaires à la facturation

• Le numéro ou l'identifiant demandé par l'organisme qui finance

Vérifier que vous remplissez les conditions d'accès

Qui est concerné : Les participants inscrits à une formation encadrée par la réglementation

Ce qui nous y autorise : La loi, qui nous impose de vérifier ces conditions ; l'exécution du contrat

À quoi elles servent

• Vérifier que vous pouvez suivre la formation

• Contrôler les habilitations, titres ou niveaux exigés avant l'entrée en formation

Ce que nous collectons

• Diplômes, titres et habilitations que vous détenez

• Justificatifs d'expérience professionnelle

• Avis d'aptitude médicale, uniquement quand la réglementation de la formation l'exige

Évaluer, certifier et délivrer vos documents de fin de formation

Qui est concerné : Les participants

Ce qui nous y autorise : La loi, qui encadre la délivrance des titres ; l'exécution du contrat

À quoi elles servent

• Organiser les épreuves théoriques et pratiques

• Éditer et vous remettre les attestations, certificats et titres

• Transmettre les résultats aux organismes compétents quand la réglementation l'impose

Ce que nous collectons

• Résultats, notes et présence

• Date et lieu de naissance, quand le titre à éditer l'exige

• Photo d'identité, quand le titre l'exige

Recueillir votre avis sur la formation

Qui est concerné : Les participants et les commanditaires

Ce qui nous y autorise : Notre besoin légitime d'améliorer nos formations, également exigé par notre certification qualité

À quoi elles servent

• Savoir ce que vous avez pensé de la formation

• Calculer les taux de satisfaction et de réussite affichés sur nos fiches formation

Ce que nous collectons

• Nom et coordonnées professionnelles

• Vos réponses et commentaires, que vous pouvez donner sans être identifié

Accueillir les personnes en situation de handicap

Qui est concerné : Les participants qui nous signalent un besoin d'adaptation

Ce qui nous y autorise : Votre accord exprès ; la loi, qui nous impose de rendre nos formations accessibles

À quoi elles servent

• Étudier votre situation et vous proposer les adaptations nécessaires

• Si nous ne pouvons pas répondre au besoin, vous orienter vers une structure mieux équipée

Ce que nous collectons

• Uniquement ce que vous nous transmettez et qui est nécessaire à l'adaptation

• Ces informations peuvent toucher à votre santé : seul le référent handicap y a accès, et elles sont supprimées dès qu'elles ne servent plus

Ces informations viennent de vous, ou nous sont transmises par votre employeur, par un organisme financeur ou par un partenaire qui organise votre inscription. Nous n'achetons aucun fichier. Dans chaque formulaire, nous indiquons ce qui est obligatoire et ce qui ne l'est pas.

Nous protégeons ce que nous détenons contre la consultation, la modification, la diffusion et la perte accidentelle. Nos principales mesures :

• ne recueillir que ce qui sert vraiment aux usages annoncés sur cette page

• n'ouvrir l'accès qu'aux personnes dont le travail le nécessite

• former les équipes concernées et leur rappeler les risques encourus

• faire signer un engagement de confidentialité aux personnes qui manipulent ces informations

• chiffrer les échanges et les données quand c'est nécessaire

• faire des sauvegardes et garder une trace des accès

Nous ne gardons pas vos informations indéfiniment. La durée dépend de l'usage :

Demandes restées sans suite : 3 ans après le dernier échange

Dossiers de formation et pièces destinées aux financeurs : Pendant toute la relation, puis [durée à confirmer] pour pouvoir répondre à un contrôle

Factures et pièces comptables : 10 ans après la clôture de l'exercice

Informations envoyées aux professionnels : 3 ans après votre dernier contact avec nous

Lettre d'information : Jusqu'à ce que vous vous désinscrivez, et au plus tard 3 ans après le dernier échange

Candidatures : 2 ans après le dernier échange, sauf si vous êtes recruté

Traceurs : 13 mois pour les traceurs, 25 mois pour les statistiques qui en sont tirées

Historique de connexion au site : ….

Une fois ces délais passés, les informations sont supprimées, ou conservées sous une forme qui ne permet plus de savoir de qui elles parlent. Nous pouvons les garder plus longtemps si la loi nous l'impose ou si nous en avons besoin pour nous défendre en cas de litige.

Si un incident expose vos informations et présente un risque pour vous, nous prévenons la CNIL au plus vite, et au plus tard 72 heures après l'avoir découvert. Quand le risque est important, nous vous prévenons également.

• Nos équipes : seules les personnes qui en ont besoin y accèdent — conseil, administration des ventes, coordination pédagogique, facturation et direction.

• Les formateurs et les centres : ils reçoivent uniquement ce dont ils ont besoin pour animer votre session.

• Votre employeur ou le commanditaire : quand il paie la formation, il reçoit ce qui concerne votre présence et la validation de la formation.

• Les organismes de formation partenaires : quand la formation est donnée par un partenaire, nous lui transmettons uniquement ce qui est nécessaire à votre inscription et à l'organisation de la session. Il en devient alors responsable pour son propre compte.

• Les organismes financeurs : opérateurs de compétences, France Travail, Transitions Pro, Caisse des dépôts pour le compte personnel de formation, pour les seules pièces exigées par le dispositif utilisé.

• Les organismes certificateurs et les autorités publiques : nom de l'organisme certificateur, les organismes qui délivrent les titres et habilitations, et les administrations, dans le cadre des contrôles auxquels nous sommes soumis.

• Nos prestataires : hébergeur, éditeur de notre outil de gestion, messagerie, outil de mesure d'audience, prestataire de signature électronique [à compléter]. Chacun signe un contrat qui l'oblige à n'utiliser vos informations que pour ce que nous lui demandons, et à les protéger.

Vos informations sont hébergées en France ou dans l'Union européenne, et nous ne les envoyons pas en dehors. [Le cas échéant : quand un envoi hors de l'Union européenne est nécessaire, il est encadré par les garanties prévues par la réglementation, et nous restons responsables de la protection de vos informations.]

La réglementation vous donne les droits suivants, que nous nous engageons à respecter :

• être informé clairement de ce que nous faisons de vos informations

• savoir ce que nous détenons sur vous et en obtenir une copie

• faire corriger ce qui est faux ou incomplet

• vous opposer à certains usages, en particulier à recevoir nos informations commerciales

• retirer votre accord à tout moment, sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant

• demander l'effacement, sauf si nous devons garder ces informations pour un contrat en cours ou parce que la loi nous l'impose

• récupérer les informations que vous nous avez fournies, dans un format réutilisable

• demander que nous mettions un usage en pause, et décider de ce que deviendront vos informations après votre décès

Pour exercer ces droits, écrivez à notre délégué à la protection des données à l'adresse …, ou par courrier à Learn Up Academy, à l'attention du délégué à la protection des données, … . Nous vous répondons dans un délai d'un mois ; si votre demande est compliquée, ce délai peut aller jusqu'à trois mois et nous vous en informons. Nous pouvons vous demander une pièce d'identité si nous avons un doute sur la personne qui nous écrit.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que nous n'avons pas correctement traité votre demande, vous pouvez saisir la CNIL

Modification de cette confidentialité: Cette page est relue régulièrement et corrigée dès qu'une évolution de nos outils, de notre organisation ou de la réglementation le rend nécessaire.

Pour toute question sur cette page, sur les informations que nous détenons ou pour faire valoir vos droits:, vous pouvez nous contacter:

Par courrier électronique: …

Par courrier postal : adresse du siège

Par le formulaire du site : URL du formulaire de contact

Par téléphone : …